Het nieuwe Roosteren

De druk op de huisartsenposten neemt toe. De zorgvraag groeit, de arbeidsmarkt staat onder spanning en roosteren wordt steeds complexer. Tegelijkertijd verwachten triagisten meer invloed op hun werkrooster, transparantie in verdeling van diensten en een betere balans tussen werk en privé. In dit webinar laten we zien hoe WaarneemApp deze uitdagingen aanpakt met Hybride Roosteren, capaciteitsmanagement en slimme automatisering, specifiek ontwikkeld voor de eerstelijnszorg.

WaarneemApp is ontstaan vanuit de praktijk en wordt inmiddels gebruikt door vrijwel alle Nederlandse huisartsen. Dezelfde filosofie en technologie zijn nu doorvertaald naar het roosteren van triagisten: een systeem dat niet dwingt, maar ondersteunt, en waarin mens en algoritme samenwerken.

De knelpunten in de HASP

We starten het webinar met een herkenbare analyse van de huidige situatie. Voor triagisten betekent dit vaak weinig invloed op het eigen rooster, veel losse verzoeken voor ruilen of overname en een hoge werkdruk, wat kan leiden tot uitstroom. Voor organisaties is roosteren tijdrovend en foutgevoelig, bestaat er afhankelijkheid van externen, ontbreekt structureel capaciteitsmanagement en werken verschillende systemen onvoldoende samen.

Deze combinatie zorgt voor onrust, inefficiëntie en suboptimale inzet van beschikbare capaciteit. De centrale vraag in dit webinar is dan ook: hoe kan het anders?

Hybride Roosteren: planner en AI samen

Hybride Roosteren vormt de kern van de oplossing. In plaats van een volledig handmatig of volledig geautomatiseerd rooster, combineert WaarneemApp de kennis van de planner met de rekenkracht van Planning AI.

Triagisten geven hun beschikbaarheid en voorkeuren aan via hun persoonlijke agenda. Zij kunnen aangeven wanneer zij graag werken, wanneer liever niet en wanneer zij elders werken. Deze input vormt de basis van het rooster. Het AI-model optimaliseert vervolgens op onder andere:

• persoonlijke voorkeuren (liever wel / liever niet),
• een solidaire en evenwichtige verdeling van populaire diensten,
• spreiding van diensten,
• vaste werkdagen en contractgrootte,
• min-max voorkeuren (nacht, weekend, avond, maand),
• naleving van ATW en roosterreglement,
• recht op onbereikbaarheid.

De planner behoudt altijd de regie. Conceptroosters worden inzichtelijk gepresenteerd, prestaties per medewerker zijn zichtbaar en het systeem ondersteunt actief bij keuzes, zonder deze af te dwingen.

Van agenda tot definitief rooster

Het roosterproces verloopt in drie overzichtelijke fases. Eerst vullen triagisten hun agenda en voorkeuren in. Daarna ontstaan conceptroosters waarin diensten kunnen worden opgepakt of verdeeld. Tot slot wordt het rooster definitief gesloten. Deze gefaseerde aanpak zorgt voor rust, transparantie en minder ad-hoc wijzigingen.

Planning AI ondersteunt daarnaast met geavanceerde roosterlogica, zoals voorwaarts roteren, het clusteren van nachten, senioriteit per dag en een hoge vulling met eigen personeel. Meerdere concepten kunnen worden doorgerekend, zodat planners bewuste keuzes kunnen maken.

Capaciteitsmanagement en voorspelbaarheid

Naast roosteren is capaciteitsmanagement een essentieel onderdeel van het webinar. Door realtime koppelingen tussen roosterdata en consultdata ontstaat inzicht in de verwachte zorgvraag. Hierdoor kan de beschikbare capaciteit beter worden benut, regionaal worden samengewerkt en kan flexibel worden opgeschaald bij piekuren, bijvoorbeeld via overloopdiensten.

Dit datagedreven werken maakt het mogelijk om vooruit te plannen in plaats van achteraf te corrigeren. Het rooster sluit daardoor beter aan op de daadwerkelijke zorgvraag.

HR-functionaliteiten en administratie

WaarneemApp ondersteunt niet alleen het rooster, maar ook de administratieve processen daaromheen. In het webinar laten we zien hoe vakantie- en ziektebeheer, overurenregistratie, reiskosten en contracturen overzichtelijk en verifieerbaar worden vastgelegd. Alle gegevens zijn exporteerbaar richting salarisadministratie en sluiten aan op bestaande systemen zoals AFAS en NMBRS.

Dit zorgt voor minder administratieve last, minder fouten en meer vertrouwen bij medewerkers.

Ontzorgen en implementatie

Een belangrijk thema in het webinar is ontzorgen. WaarneemApp is geen generiek pakket, maar maatwerk voor huisartsenposten. Triagisten en beheerders worden ondersteund via een gedeelde werkomgeving, persoonlijke consultants en duidelijke uitleg. De implementatie volgt een overzichtelijk traject van circa acht weken, inclusief datamigratie, begeleiding en een regionaal webinar. Deze sessie wordt live uitgezonden vanuit de MedischeScholing studio en daarna beschikbaar gesteld als e-learning.

Afsluiting en vooruitblik

We sluiten het webinar af met een blik op de toekomst. WaarneemApp ontwikkelt verder richting dagpraktijken, regionaal roosteren en voorspellende modellen voor triagistendrukte. De boodschap is duidelijk: roosteren hoeft geen knelpunt te zijn, maar kan een strategisch hulpmiddel worden voor duurzame inzetbaarheid en betere zorg.Webinar